Publié le : 24 février 20236 mins de lecture
La signature de contrats ou d’autres dossiers est une opération courante pour les entreprises ainsi que pour certains particuliers. Cependant, cette tâche peut s’avérer difficile, surtout si les personnes concernées ne sont pas présentes dans un lieu précis. Désormais, il est possible de signer différents types de documents grâce à la signature électronique. Valable et légale sur le plan juridique, la signature numérique vous facilite la vie. Cette option est à privilégier pour ratifier vos fichiers en un clin d’œil, quel que soit leur format. Mais pour créer une signature électronique, l’utilisation d’un outil adapté est nécessaire. Alors, quels outils choisir pour réaliser une signature électronique valide et légale ? Trouvez la réponse à toutes vos questions en lisant ce qui suit.
Comment fonctionne une signature électronique ?
Un système de signature électronique implique généralement l’optimisation de la sécurité informatique par le biais d’un code. En effet, il existe des certificats numériques permettant aux utilisateurs d’horodater leurs documents et de valider l’originalité des signes électroniques. Créer une signature électronique et signer électroniquement des documents est un véritable gain de temps puisque le signataire peut parapher plus rapidement ses documents. De plus, la signature a une valeur juridique. Le procédé de signature électronique est principalement utilisé pour les fichiers XML, JPG ou Word ainsi que pour les documents au format PDF qui peuvent être traités avec Adobe Acrobat Reader. Cela permet d’envoyer des contrats, des bons de commande et des factures par voie électronique pour signature. Avant d’envoyer un fichier, l’outil choisi hache le code du document. Sinon, il génère une marque cryptographique pour valider et authentifier le fichier. Une signature numérique nécessite également un certificat virtuel émis par une institution dédiée ou un tiers de confiance. Cet élément est similaire à un identifiant numérique et contient des informations personnelles. Obtenez plus d’informations en suivant ce lien.
Intérêt de sélectionner un bon logiciel de signature électronique !
Les outils de signature électronique constituent généralement des dispositifs idéaux pour créer signature électronique. Les entreprises recourent à l’utilisation de la signature électronique afin de faciliter l’échange de documents. Contrairement à une signature manuscrite ordinaire, la marque numérique se caractérise par son aspect non visuel. Cependant, elle correspond à une série de lettres ou de chiffres pour produire une donnée binaire. L’utilisation de l’empreinte numérique est un bon moyen de garantir l’intégrité du fichier ratifié, la non-répudiation par la signature et l’identité de cette dernière. Il est également impossible de modifier la signature déjà apposée sur un document électronique. Un logiciel de création de signature électronique donne en effet la possibilité de simplifier les échanges. Ainsi, une ou plusieurs personnes peuvent signer un document numérisé. Actuellement, la signature électronique est surtout utilisée dans le secteur juridique, mais aussi dans les domaines du recrutement, des RH, du marketing et de la vente.
Quels outils choisir pour créer une signature électronique ?
Pour signer ou parapher des fichiers numériques, le recours à un logiciel de signature électronique est indispensable. Il existe de nombreuses solutions logicielles dédiées à cet effet. Par exemple, vous pouvez choisir entre Eversign, Yousign, Adobe Sign, Docusign, et bien d’autres. Si vous recherchez des outils gratuits pour créer une signature électronique, vous devriez choisir Secured Signing, Signaturely ou Docusign et Eversign. Ces outils vous permettent d’envoyer un nombre limité de documents par mois. Quant à Yousign, Singaturil ou Adobe Sign, ce sont également des outils de signature électronique gratuits offrant à ses utilisateurs une version de test gratuite. En fonction de vos besoins, ces logiciels proposent des offres d’abonnement payantes.
Quelques astuces pour choisir le bon logiciel de création de signature électronique !
Choisir le meilleur logiciel pour créer signature électronique n’est pas une mince affaire. Pour éviter les mauvaises surprises, vous devez étudier un certain nombre de critères. Vous devez prendre en compte vos besoins personnels, la fréquence de signature des documents, les fonctionnalités de l’outil choisi, etc. Si vous devez ratifier électroniquement vos fichiers dans le cadre de votre activité, mieux vaut miser sur un logiciel sécurisé. A cet égard, Adobe Sign, Universign, Secured Signing, Docusign, Hellosign sont les logiciels les plus connus. En ce qui concerne les fonctionnalités, sachez que chaque logiciel a ses propres spécificités. Dans tous les cas, pour choisir le meilleur outil de signature électronique, n’hésitez pas à privilégier le modèle qui offre une prise en main facile. La meilleure solution logicielle est celle qui vous permet de marquer différents types d’empreintes digitales sur un fichier numérique. Pensez également au stockage des fichiers. Le bon outil vous permet d’archiver et de centraliser tous vos fichiers sur une interface web. En outre, vérifiez si l’outil choisi vous permet de suivre l’évolution du processus d’inscription. Certaines solutions vous alertent lorsqu’un utilisateur ouvre un fichier et le signe. Un bon outil de signature électronique vous offre en outre la possibilité d’avertir le destinataire lorsqu’un dossier est prêt à être ratifié.